Selon le dernier baromètre QBE sur la gestion des risques des PME et ETI, une entreprise française sur trois a vu ses risques augmenter en 2022. Qu’ils soient humains, financiers ou cyber, les risques, bien qu’ils fassent partie intégrante du quotidien, doivent être réduits au maximum pour les entreprises, afin de limiter les menaces susceptibles d’affecter leurs activités. Mais comment les éviter ? Dans cette optique, une vision globale des pièges et une connaissance des solutions disponibles sont essentielles pour les organisations, particulièrement si elles souhaitent rester compétitives et optimiser leur croissance.
La gestion des risques intervient notamment dès lors qu’il s’agit de prendre des décisions stratégiques et organisationnelles. C’est le cas, par exemple, dans le cadre d’un changement de logiciel ou d’un investissement relatif à la gestion des contrats, susceptibles d’amener de l’instabilité au sein de l’organisation.
Tout accord contractuel comporte des risques, mais l’objectif de leur gestion consiste à les atténuer autant que possible. Parmi cette gestion appliquée aux contrats, l’utilisation d’outils d’évaluation détermine le niveau de vulnérabilité présent dans un accord. Alors, l’équipe légale gère l’exposition de l’organisation et demande une collaboration entre les différents services, tels que les ventes et les opérations.
Les processus de gestion des contrats, une logistique propice aux risques
La prise de risque est courante dans la gestion des contrats. Cependant, les conséquences peuvent affaiblir la réputation ou l’intégrité des organisations touchées. Parmi ces risques, figure la simple fuite de données, liée à une mauvaise gestion des dossiers partagés, des emails ou encore des papiers. Qu’il s’agisse d’actes malveillants ou de négligences, ces informations sensibles peuvent tomber entre de mauvaises mains et entraîner des problèmes réglementaires. Par ailleurs, ils peuvent provoquer des complications dans les fonctions d’approvisionnement en perturbant les systèmes capables de surveiller les flux des fournisseurs, induisant l’interruption potentielle des activités. En outre, ces risques se traduisent parfois par des défauts de conformité aux lois et règles applicables. Ces derniers arrivent lorsque certains domaines sont méconnus ou que les organisations ne sont pas en mesure d’effectuer les audits requis. De plus, des retards opérationnels sont à prévoir dans le cadre d’une mauvaise gestion des contrats. En effet, la lenteur des procédures de passation de marchés peut entraîner des contretemps dans l’approvisionnement de produits ou de services, impactant les capacités de croissance et les bénéfices futurs d’une entreprise.
D’autre part, le manque de flexibilité commerciale, souvent l’une des priorités des directeurs des achats, peut empêcher l’entreprise de lancer de nouveaux produits, d’ouvrir de nouveaux canaux de vente ou encore de pénétrer de nouveaux marchés. Des contrats bien gérés encouragent la connaissance des obligations financières, comme les délais de paiements, les niveaux de service, les rabais et les remises, alors qu’une gestion manuelle des contrats entraîne souvent des pertes. De plus, l’automatisation des processus permet de simplifier et de rationaliser visiblement les achats, tout en favorisant une réputation positive de l’entreprise. Enfin, l’utilisation de processus et de technologies dépassés pour les achats désavantage aussi les organisations lorsqu’il s’agit d’attirer et de retenir les meilleurs talents. Comme l’indique Deloitte dans son étude mondiale sur les CPO, « les meilleurs talents, en particulier les millenials, ne choisiront pas de travailler dans une organisation qui accuse un retard important en matière technologique. »
Des méthodes à changer afin de faciliter la gestion des contrats
Certaines méthodes en entreprise sont propices à l’apparition d’erreurs et de donc de vulnérabilités. Tandis que les contrats sont souvent examinés au peigne fin par le service juridique, ce n’est pas toujours le cas pour les ventes où la rapidité d’exécution est souvent source d’erreurs. Ainsi, l’objectif des systèmes du cycle de vie des contrats (CLM) sophistiqués est de permettre aux entreprises de valider les contrats rapidement avec une inspection solide afin d’éviter toute vulnérabilité. Par ailleurs, la cohérence entre les différents termes et le langage choisis est un élément fondamental, mais elle n’est pas simple à atteindre. Elle peut nécessiter l’intervention d’avocats pour chaque document, ce qui multiplie les intermédiaires, rallonge le temps de signature et limite de fait les opportunités de revenus. Les silos d’informations et les processus manuels induisent en effet souvent un risque d’erreurs plus important, des points de blocage dans la validation et un contrôle limité sur les contrats, avec, in fine, une augmentation considérable du risque.
En outre, ces ralentissements et risques d’erreurs, ajoutés à un manque de communication, sont susceptibles de compromettre la relation avec le client, notamment si le langage contractuel (ou son absence) expose ce dernier à de nouvelles menaces. Ainsi, en prendre conscience et établir des processus afin de mieux gérer son exposition aux risques nécessite un changement généralisé de la part de tous les services concernés. Transparence, visibilité des contrats et collaboration en ligne, sont autant d’éléments à prendre en compte pour transformer l’organisation interne. Dans cette optique, les logiciels CLM sont un véritable atout. Les équipes doivent être conscientes de tous les risques potentiels afin de créer les meilleurs processus d’atténuation et de prévention, car une gestion laxiste peut entraîner une exposition juridique négative et la perte d’opportunités.
Intégration de l’intelligence contractuelle, une aubaine pour les équipes juridiques
La modernisation des processus, grâce à l’intelligence contractuelle, peut être une solution à long terme pour améliorer la gestion des risques. Qu’il s’agisse de supprimer les clauses hasardeuses, de mettre à jour les renouvellements ou d’accélérer les processus et les cycles d’approbation, les équipes juridiques sont essentielles pour rationaliser et générer des revenus. Ainsi, les commerciaux en charge des contrats, peuvent facilement gérer les changements réglementaires et environnementaux tout en permettant davantage de visibilité et de ‘’reporting’’.
Dans la majorité des réglementations et des lois en place, les clauses, termes et obligations doivent être normalisés, mis à jour et inclus dans tous les documents et processus. Ainsi, les équipes légales sont chargées d’examiner minutieusement chaque accord et transaction pour en assurer la conformité : des propositions aux négociations, en passant par les renouvellements des contrats, voire au-delà. Grâce à l’intelligence contractuelle, les organisations qui traitent de gros volumes d’accords juridiques réduisent leurs coûts de traitement des documents et respectent les délais critiques, tout en obtenant rapidement des renseignements précieux sur les informations cachées dans leurs contrats. Cette solution permet de mieux évaluer les risques et les responsabilités, de comparer les clauses sensibles, de normaliser le cadre juridique et de préparer le bilan d’une organisation.
L’intelligence contractuelle permet alors de meilleurs workflows, négociations, approbations et modifications normalisés, et, in fine, des risques réduits. Elle facilite également les capacités de recherche et de découverte qui conduisent les obligations contractuelles. Par ailleurs, l’intégration de documents tiers grâce à l’intelligence artificielle et au machine learning améliorent la visibilité et la cohérence des contrats. Enfin, cet outil facilite la génération de bibliothèques de clauses et de termes standardisés.
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Par Ash Finnegan, Responsable de la transformation digitale chez Conga
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