Dans un monde qui aspire à une sobriété numérique, bien trop d’entreprises sombrent dans une surabondance technologique d’outils numériques qui finit par entraver l’efficacité et l’agilité recherchée. Il est temps d’adopter une nouvelle approche…
Les dirigeants de la tech font face à un éternel dilemme : celui d’essayer de tirer le meilleur retour sur investissements de leurs budgets toujours plus restreints, en particulier dans le contexte économique que nous traversons actuellement. Investir intelligemment dans les technologies qui aident une entreprise à prospérer sans perturber les processus existants s’avère donc essentiel.
Pourtant, malgré leurs meilleures intentions, de nombreuses organisations ont actuellement plus d’applications qu’elles n’en ont réellement besoin et souffrent par conséquent d’un cas sévère de « surabondance technologique », un phénomène particulièrement présent dans les grandes entreprises, qui utilisent en moyenne 187 applications. En réalité, ces entreprises n’utilisent qu’environ la moitié des outils et applications dont ils disposent, et environ un tiers de ces applications font doublon ou n’apportent aucune valeur ajoutée, ce qui met en évidence l’énorme potentiel de gains d’efficacité.
En matière de technologie d’entreprise, l’approche “moins mais mieux” est souvent la plus efficace : en effet, un nombre croissant d’applications peut mobiliser des budgets qui pourraient être mieux investis dans de nouvelles initiatives ou dans le développement des talents. Cette saturation crée est également la source d’une charge mentale pour les équipes techniques qui perdent du temps à cause des exigences en matière de maintenance, de gestion et de sécurité. Et c’est sans parler de la déconnexion des équipes, des notifications envahissantes et de la difficulté à trouver l’information souhaitée.
Néanmoins, ce problème peut être résolu assez facilement et de manière rentable. Les dirigeants de la tech peuvent en effet inverser cette tendance et utiliser les ressources libérées dans le processus pour aider à construire une organisation plus agile, plus efficace et plus productive.
Une productivité centralisée, plutôt qu’une collection d’outils individuels
L’absence d’une stratégie numérique globale et d’une plateforme unique pour héberger le travail est souvent à l’origine de la multiplication et de la duplication des outils. C’est ainsi que les responsables IT finissent par se rendre compte qu’ils ont plusieurs moyens d’exécuter une tâche spécifique, mais aucun outil à disposition pour d’autres.
Plutôt que d’essayer de combler chaque lacune individuelle avec un outil distinct, ces dirigeants doivent avoir une vue d’ensemble – à savoir la boîte à outils. Aujourd’hui, les boîtes à outils les plus utiles sont des plateformes de productivité polyvalentes qui non seulement sont dotées de fonctions intégrées, mais qui peuvent également s’étendre en s’incorporant à un large éventail d’applications individuelles. En bref, il s’agit en quelque sorte de l’équivalent du couteau suisse pour une entreprise.
Par exemple, si une équipe utilise Jira pour gérer les produits, l’intégration de cette application permet de partager des notifications personnalisées directement dans la plateforme de productivité, de sorte à éviter de passer à côté de la moindre mise à jour. De même, l’intégration de GitHub peut informer instantanément sur les dernières activités relatives aux révisions de code, tandis que Zendesk partage les mises à jour sur les tickets. Au lieu de basculer d’une application à une autre, une plateforme de productivité permet de regrouper toutes les mises à jour en un seul endroit.
En adoptant cette approche centralisée (mais personnalisable), les entreprises peuvent réduire la surcharge en identifiant facilement les doublons, tout en rationalisant l’accès aux différents éléments de la plateforme en cas de besoin. Et étant donné que toutes les informations et mises à jour provenant de différentes sources sont réinjectées dans cette plateforme unique, toutes les connaissances nécessaires pour travailler efficacement sont là, prêtes à être recherchées, partagées et mises en œuvre dans l’ensemble de l’organisation.
A ce titre, l’adoption d’une plateforme de productivité permettant de centraliser l’ensemble des communications des équipes, a eu un fort impact sur le volume de mails envoyés au sein de Doctolib. Ainsi, les équipes ont progressivement remplacé les mails par des canaux sur Slack, ce qui permet à la fois d’éviter une surcharge numérique et de centraliser les échanges, ce qui a boosté l’efficacité des échanges.
Cette centralisation des échanges sur une seule plateforme de productivité plutôt qu’une multitude d’outils individuel a également augmenté la productivité des équipes de Lift, un atout précieux pour une telle organisation.
Bannir les logiciels obsolètes
Si l’approche fondée sur une plateforme unique est un moyen efficace de réduire la prolifération et les problèmes qu’elle engendre, tels que des budgets réduits et des équipes techniques surchargées, il est également essentiel de se défaire des applications héritées du passé. Trop souvent, les équipes continuent à recourir à des logiciels datés pour leurs collaborations et leurs communications au quotidien. Et parmi toutes les solutions obsolètes qui freinent les équipes, aucune n’est aussi persistante (ou problématique) que les emails, qui conduisent à des informations cloisonnées, à une mauvaise visibilité de la progression du travail et à une organisation chaotique de l’activité.
L’entreprise Bolt, spécialisée dans le covoiturage et la location de scooters et de vélos électriques, a fait face à une situation similaire et a rapidement pris des mesures pour y remédier : l’équipe s’est rapidement rendue compte que des outils comme les emails n’étaient pas en mesure de répondre à ses exigences stratégiques – l’email n’est pas hiérarchisé, est par défaut fermé aux autres plutôt que connecté à l’ensemble de l’entreprise, et cet effet de silo entraînait une incapacité à accéder facilement aux connaissances, à les rechercher et à les partager.
En passant à une plateforme de productivité qui structure clairement les conversations sur des sujets, des projets ou des équipes spécifiques dans leurs propres canaux, Bolt a presque entièrement éliminé les emails internes. Non seulement il n’y a plus de boîte de réception à gérer, mais grâce à la transparence par défaut de la plateforme, toutes les informations contenues dans ces canaux peuvent être facilement découvertes, les messages, documents et autres éléments pertinents étant identifiables en quelques clics seulement. En utilisant des solutions technologiques modernes pour organiser le travail et les équipes dans les canaux, l’engagement de tous à travers l’entreprise est significativement simplifié.
Booster la productivité des équipes grâce l’automatisation et à l’IA
En centralisant tous les outils et en supprimant les applications héritées, les dirigeants de la tech pourront investir une partie des ressources libérées dans la pérennisation de leur organisation. L’ère de l’IA étant bien entamée, les entreprises recherchent à juste titre de nouveaux domaines dans lesquels elles peuvent déployer des technologies puissantes pour accélérer et automatiser le travail. Cet impact peut être transformateur : une nouvelle étude révèle que les entreprises qui ont adopté l’IA sont 90 % plus susceptibles de faire état de niveaux de productivité plus élevés que celles qui ne l’ont pas fait.
Toutefois, il est important d’éviter que l’adoption des solutions innovantes ne se traduise pas par une explosion des piles technologiques. Pour utiliser efficacement l’IA et les automatismes, les dirigeants doivent les intégrer sur une plateforme sécurisée tout en exploitant l’intelligence de leurs propres données commerciales. Cela leur permettra d’utiliser l’IA dans le contexte du travail déjà effectué dans leur entreprise.
C’est une autre raison pour laquelle il est si important de privilégier les plateformes pour la pile technologique : celles-ci préparent l’entreprise pour le futur En intégrant les fonctions d’IA plutôt qu’en les ajoutant séparément, les équipes informatiques peuvent s’assurer qu’elles respectent les normes nécessaires en matière de données et de sécurité. En même temps, les employés peuvent commencer à utiliser ces outils pour accélérer leurs projets et créer de nouveaux flux de travail, en sachant qu’ils sont connectés au contexte de travail existant de l’entreprise.
Un avenir plus efficace en matière de technologie professionnelle
Nous n’avons jamais eu autant de choix en termes d’outils technologiques – et comme le marché de l’IA croît à un rythme plus rapide de 50 % que l’ensemble du secteur, ce nombre ne fera qu’augmenter.
Cependant, bien que nombre de ces outils soient utiles, les entreprises doivent les intégrer efficacement afin d’atténuer les problèmes engendrés par les piles de logiciels surchargées. Il s’agit là d’un point essentiel, car il peut se transformer en avantage concurrentiel si certaines organisations adaptent ces outils alors que d’autres ne le font pas. Il n’a jamais été aussi essentiel d’adopter une stratégie ciblée qui permette de réduire les coûts, de répartir efficacement les budgets et de tirer parti des innovations.
En s’appuyant sur une plateforme de productivité, les entreprises peuvent se placer en pole position pour profiter des gains d’efficacité offerts des nouvelles technologies.
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Par Chris Mills, Head of Customer Success, EMEA, Slack
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