Selon différentes informations qui ont fuité récemment, Microsoft s’apprêterait à lancer une nouvelle extension collaborative à Outlook dans le cadre de sa suite cloud Office 365.

Si la suite collaborative de Microsoft est régulièrement mise à jour, l’apparition d’une nouvelle application reste relativement rare. L’une des dernières en date n’est autre que Teams, la solution de collaboration orientée tchat qui devient peu à peu le véritable centre collaboratif d’Office 365 avec l’intégration des fonctionnalités de communication et de réunion virtuelle de Skype for Business. On s’attendait à ce que le prochain ajout majeur d’Office 365 soit « Project Cortex« , le nouvel outil de recherche qui s’appuie sur du Machine Learning, une compréhension étendue des contextes, et sur Office Graph pour mettre en lumière les savoirs informationnels de l’entreprise. Mais apparemment, cette fonctionnalité présentée à Microsoft Ignite fin 2019 devrait se faire voler la vedette par un autre module additionnel et inattendu : Outlook Spaces.

Spaces découle du même besoin d’échanger pour mieux collaborer que Teams. L’application permet de créer des espaces partagés, un canevas partagé pour un projet donné, sur lequel chacun vient placer des informations en relation avec ce projet : emails, listes de choses à faire, fichiers, notes, liens Web, contenus multimédias, etc. L’idée, c’est d’avoir une sorte de tableau blanc partagé, accessible depuis tous les devices, regroupant tous les contenus utiles à un projet au même endroit.

À en juger par l’URL (outlook.office.com/spaces), ce service est conçu comme une extension d’Outlook et devrait s’intégrer très naturellement à Teams. Le service est pour l’instant inaccessible et n’a pas été annoncé officiellement par Microsoft.

Officieusement, les curieux peuvent déjà l’expérimenter : il suffit d’ouvrir son navigateur Web à l’URL « https://outlook.office.com/spaces », puis d’activer le mode développeur en appuyant sur la touche F12, d’aller dans la console et d’y coller la commande « localStorage.setItem("featureOverrides", "outlookSpaces-enabled") » et de rafraîchir la page…
Maintenant que l’astuce est découverte, on ignore combien de temps elle restera active.

Le service semble tout à fait fonctionnel mais certains outils du menu latéral ne sont pas encore opérationnels. Une icône « PowerPoint » laisse entendre qu’il sera possible de directement intégrer une présentation sur le canevas et interagir avec. Il devrait être possible d’en faire autant avec des documents Word et des tableaux Excel. Une icône « Bucket » est également présente mais son rôle reste pour l’instant relativement énigmatique.

À première vue, Spaces constitue un apport à la fois utile et très simple à maîtriser à Office 365. Sa convivialité et son côté ludique devraient lui assurer une adoption rapide auprès des utilisateurs de la suite collaborative et d’Outlook. Toutefois, son apparition va certainement poser bien des questions aux DSI et aux CDO. Car cette fonctionnalité collaborative crée encore un nouvel espace de partage en plus de tous ceux déjà existants : discussions Teams, bloc-notes OneNote, espaces SharePoint, tableaux Microsoft Whiteboard, etc.

Il sera intéressant de voir les approches adoptées par les uns et les autres : interdire l’usage de ce nouvel espace, l’imposer au détriment d’autres espaces, laisser les usages dicter les choix des utilisateurs ou simplement étudier la solution qui aura au fil du temps la préférence des collaborateurs…