Dans le domaine de la téléphonie unifiée délivrée en service, ce que l’on nomme l’UCaaS, une gestion efficace des coûts va au-delà de la simple sélection de fournisseurs comme Microsoft ou Ring Central. Elle nécessite une évaluation approfondie des besoins de chaque équipe, une gestion continue des licences et une adaptation aux changements d’usage.
Dans la démarche de déploiement d’une solution de téléphonie unifiée en tant que service (UCAAS), la maîtrise des coûts va bien au-delà des aspects initiaux. Il s’agit d’un processus continu, débutant dès l’évaluation des besoins spécifiques jusqu’à la gestion quotidienne des usages.
Évaluation approfondie des besoins
Au commencement, il est primordial de valider les besoins et usages spécifiques de chaque équipe. Questionner la nécessité de chaque fonctionnalité d’Office 365 ou évaluer l’intérêt d’une unification totale par Microsoft versus l’utilisation de tiers comme Ring Central ou Avaya permet de cibler précisément les fonctionnalités requises, évitant ainsi des coûts superflus.
Identification des populations spécifiques
Certaines équipes ou utilisateurs régulés peuvent nécessiter des add-ons ou des fonctionnalités supplémentaires. Une identification précise de ces populations permet d’adapter les licences en conséquence, évitant ainsi des dépenses excessives.
Gestion en continu pour optimisation
En phase de maintenance, la mise en place d’un point fin-ops trimestriel est recommandée. Cela permet d’identifier les évolutions dans les usages, de gérer les licences des utilisateurs sortants, mais aussi d’optimiser l’utilisation des licences en identifiant les utilisateurs inactifs ou les ressources sous-utilisées comme les salles non utilisées.
Mesure de l’adoption et feedback utilisateur
Une solution de mesure de l’adoption est cruciale pour évaluer la transition vers la nouvelle solution, tout en identifiant l’utilisation persistante de l’ancienne solution de collaboration. Cela permet de récupérer le feedback des utilisateurs, élément essentiel pour ajuster la solution aux besoins réels et éviter la maintenance double, coûteuse et inutile.
Planification de la fin de transition
Enfin, il est impératif d’identifier une date réaliste pour mettre fin à la transition. Fixer une échéance pour le double run entre Teams et l’ancienne solution de communication permet de rationaliser les coûts liés à la maintenance parallèle.
La maîtrise des coûts dans la mise en place d’une téléphonie unifiée ne se limite pas à la phase initiale, mais implique une gestion proactive et continue, s’adaptant aux évolutions internes de l’entreprise. En adoptant une approche stratégique et flexible, les entreprises peuvent tirer le meilleur parti de leur investissement UCAAS tout en maîtrisant efficacement les coûts.
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Par Antony Derbes, Président d’Open Lake Technology
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