2025… Une année un peu plus compliquée que d’habitude pour l’univers Microsoft ? Outre la fin de vie de Windows 10, les administrateurs IT et les DSI des entreprises vont aussi devoir affronter la grande migration des utilisateurs vers le nouvel Outlook for Windows ! Une migration qui ne manquera pas de réveiller les esprits chagrins…
C’est une opération préparée de longue date par Microsoft. L’éditeur avait besoin de moderniser sa vieillissante application Outlook – instrument de travail numéro 1 dans la plupart des entreprises – pour offrir une expérience plus unifiée et adopter un même code sur le Web, sous Windows et sous macOS.
2024 a ainsi été marquée par l’arrivée officielle du nouvel Outlook pour Windows après de longs mois en preview. Et 2025 doit marquer le grand basculement « obligatoire » de la planète vers cette nouvelle version. En réalité, Microsoft a déjà commencé à basculer le grand public en remplaçant ses anciennes applications Windows Mail/Courrier et Calendar/Calendrier par le nouvel Outlook for Windows.
C’est désormais aux utilisateurs professionnels d’être automatiquement basculés ce qui ne manquera par de perturber la plupart d’entre eux. Dès Janvier, Microsoft va opérer le basculement progressif des utilisateurs en TPE et PME, abonnés aux versions Pro et Business de Microsoft 365 et Office 365. Pour les utilisateurs des grandes entreprises, le basculement ne débutera qu’en Avril 2026 ce qui laisse du temps non seulement aux organisations de se préparer mais aussi à Microsoft d’insuffler dans son nouvel Outlook des fonctionnalités de l’ancienne version non encore implémentées.
Les grandes organisations auront néanmoins la possibilité de bloquer ce basculement automatique depuis la console d’administration de Microsoft 365 (mais aussi via Intune et les via les Group Policies), sachant que Microsoft assurera la maintenance de l’ancien Outlook au moins jusqu’en 2029.
Par ailleurs, tous les utilisateurs pourront revenir à l’ancienne version d’Outlook pendant la période de transition.
Et Microsoft a lancé un forcing auprès de ces partenaires pour les préparer et préparer les organisations à cette migration. D’autant que bien des partenaires s’attendent à des réactions mitigées des utilisateurs face à cette transition, notamment en raison de l’incontournable résistance aux changements soudains.
Microsoft compte aussi sur les similarités entre le nouvel Outlook Windows et l’interface Web Outlook pour rassurer les utilisateurs et éviter un dépaysement trop important.
Des petits plus…
Outre son ergonomie bien plus moderne et ses sécurités plus avancées, le nouvel Outlook propose de nombreuses fonctionnalités non disponibles dans la version classique et qui, selon Microsoft, sont susceptibles de motiver les utilisateurs à migrer :
- Des dossiers pour regrouper vos groupes, contacts et catégories favoris, améliorant l’organisation de votre espace de travail
- La gestion des catégories favorites, l’épinglage de messages et la fonction d’annulation d’envoi de courrier, pour un contrôle accru de vos communications
- Les récapitulatifs de réunion et la conservation des réunions déclinées, offrant un meilleur suivi des échanges professionnels
- La catégorisation des contacts, permettant une meilleure organisation de votre carnet d’adresses
- Dans la recherche, des réponses concernant le calendrier et les fichiers, ainsi que les résultats d’archives en ligne dans la boîte de réception principale
- Une intégration du chat des réunions Teams, facilitant la communication pendant les visioconférences
- Une meilleure intégration de l’IA et de Copilot 365
- Ainsi que plusieurs améliorations sur la gestion des évènements et des planifications dans le calendrier.
Des nouveautés et trouvailles ergonomiques qu’il va falloir aussi « vendre » et « présenter » aux utilisateurs pour qu’ils acceptent un peu mieux le changement qu’on leur impose.
Un Offline Mode qui se peaufine
Longtemps, le principal défaut du nouvel Outlook a été son incapacité à fonctionner en mode déconnecté, un besoin clé pour bien des usages en entreprise. Microsoft a donc fait de la possibilité d’accéder aux courriers même en mode déconnecté une des grandes priorités avant de basculer les entreprises. Le mode « offline » disponible depuis quelques semaines doit encore être peaufiné et l’éditeur en est conscient. Il vient d’ailleurs d’annoncer plusieurs améliorations qui seront déployées avant janvier 2025. Ainsi, cette semaine, Microsoft a ajouté l’indispensable (mais jusqu’ici impossible) possibilité d’ouvrir et de sauvegarder des pièces jointes dans le nouveau Outlook pour Windows, même sans connexion Internet. D’autres améliorations hors ligne (qui tenaient plus du bug) ont été ajoutées, comme la possibilité de lancer l’application sans connexion Internet et la synchronisation des emails écrits hors ligne.
Reste que cette migration bien plus essentielle à Microsoft qu’aux utilisateurs risque de faire pas mal parler d’elle en 2025. On attend avec impatience les premiers grands retours d’expérience des DSI…
Pour en savoir plus : Prise en main de la nouvelle version d’Outlook pour Windows – Support Microsoft
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